彩神简介
信息化水平是国家现代化程度的重要标志，企业档案信息化建设是档案业务的重要分支。随着数字经济时代的发展，数字信息已成为企业打造核心竞争力的制高点。企业档案作为企业生产经营活动的记录资料，在企业经营决策、提升核心竞争力等方面发挥着重要作用。积极运用现代信息技术，按照现代管理思想，完善档案管理制度，优化档案管理和利用流程，整合企业业务发展中的各种信息资源，为企业各项工作提供信息支持，推动企业档案信息化转型。
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彩神企业档案信息化的内涵及发展历程
企业档案信息化的内涵
企业档案是在企业管理、产品营销等职能活动中形成的具有参考凭证功能的文件资料。企业档案信息化是指依靠科学的思想和信息技术等高新技术手段，挖掘文件中的信息，提高企业档案信息的利用效率，实现生产作业的自动化，为发展提供服务。企业和社会的。广义的企业档案信息化包括电子档案管理、档案服务网络化、企业档案信息化人才队伍建设等。企业档案信息化是企业档案工作的重要内容，具有独创性和系统性的特点。企业档案信息是生产经营中具有保存价值的历史记录，档案信息化是丰富企业档案信息资源储备、为企业发展提供信息利用服务的重要途径。 [1]
彩神企业档案信息化发展历程
信息技术在我国档案管理中的应用始于1980年代。企业档案信息化建设大致经历了计算机辅助档案管理阶段、双系统下档案信息管理阶段和电子档案管理系统阶段。企业档案信息化建设路径。
企业档案信息化发展历程
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计算机辅助文件管理阶段
1980年代末1990年代初，我国档案管理部门开始探索利用计算机辅助管理日常档案工作的方方面面。这是档案管理自动化的起点，起点是使用档案管理软件来代替人工管理档案的做法。由于这一时期计算机技术尚处于起步阶段，自动化程度较低，只能实现初级文件目录级管理。
2
双系统下的文件信息管理
1990年代以来，随着办公自动化技术的发展，计算机在办公领域的应用和普及不断深入，档案部门也开始加强办公自动化条件下电子文件管理的研究。 现阶段的管理仍保持传统的文件分离管理模式，以传统文件（档案）为主，电子文件（档案）为辅，采取两者并存的双套管理措施。这一阶段的技术特点可以概括为单机条件下的非结构化档案信息管理中国石油天然气集团公司领导人员廉洁自律规定，主要采用档案目录的计算机管理和电子文件的离线备份相结合的管理方法。
双重归档模式
来源：搜狐
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电子文档管理系统阶段
1990年代末至21世纪初，我国档案信息化进入网络化阶段。这段时间以来，文件管理系统全面转变为网络管理系统，从最初的单位内局域网互联，到后来的互联网协同办公系统。网络化电子档案管理系统为电子档案的综合管理奠定了基础。
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新时期企业档案信息化建设探索
随着数字经济时代的到来，以及大数据、云计算等新兴技术的发展，数字信息已成为企业打造核心竞争力的制高点。企业档案信息化转型充满机遇和挑战。要顺应时代潮流，立足技术内涵，形成企业档案信息化有效推进策略。
02
企业档案信息化实践
企业档案信息是企业自主创新、提高核心竞争力的重要信息资源。为了更好地实现档案的经济价值和社会价值，成为当今档案工作必须深入思考的重要课题。中国石油和广州地铁企业档案信息化建设进程起步较早，取得了丰富的建设实践成果，具有代表性和示范性。转型过程中形成的先进经验。
中国石油企业档案信息管理实践
中国石油天然气集团公司（以下简称“中国石油”）是按照国务院机构改革方案，在原中国石油天然气集团公司的基础上，于1998年7月成立的特大型石油石化企业集团。 、内外贸、产销一体，按照现代企业制度经营，跨地区、跨行业、跨国的综合性石油公司。
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建立企业档案作为核心信息资源
在了解档案信息和知识属性的基础上，中国石油提出核心信息资源管理理念，将企业档案确立为企业发展的核心信息资源。在档案信息化建设方面，中国石油打造了以文件档案一体化管理、档案数字化应用、档案信息网络化利用、档案资源专业化管理为核心的“三建”企业。基本表现。档案工作新模式。 [3]
2
建立中国石油档案馆并制定实施新的发展思路
2018年8月，中国石油档案馆正式投入使用，制定实施“三步走”的“4311”发展规划，即2020年建设“四个中心”“三个基地” ，2035年建成“三个基地”。建设具有鲜明中国石油特色、国内一流水平的行业档案馆，建设满足世界一流需求的世界一流石油档案馆和历史博物馆。本世纪中叶的综合性国际能源公司。
中国石油档案馆概况
来源：国家党媒体网
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构建独特的文件管理组织体系
“十三五”期间，按照《档案法》关于档案工作“统一领导、分级管理”的要求，中国石油设立了以企业档案部为核心、专职的档案部。并以各职能部门和项目的兼职档案员为依据。工作制度规定了相应的工作职责。企事业单位按照集团公司要求建立了独特的档案管理制度。中石油全系统档案库从无到有，从临时到永久，从简单到功能齐全，年均增长率约为1.5%。
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修订发布《中国石油档案管理手册》，集团档案管理制度日趋完善
1990年代末至21世纪初，我国档案信息化进入网络化阶段。这段时间以来，文件管理系统全面转变为网络管理系统，从最初的单位内局域网互联，到后来的互联网协同办公系统。网络化电子档案管理系统为电子档案的综合管理奠定了基础。
2010、2014 和 2020 版档案管理手册
来源：国家党媒体网
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数字档案已通过国家档案局验收，档案数字化改造走在央企前列
自主研发建设的中国石油数字档案馆于2020年6月完成竣工验收。数字档案馆拥有13项软件著作权，实现了电子文件、电子会计、电子合同的在线集成归档。国家档案局表示：“中石油试点工作扎实有力，数字档案规模大、覆盖面广，搭建了所属企事业单位档案资源集中管理和共享的统一平台。 ，以及各个业务领域。数字档案馆建设树立了标杆和榜样。”
截至2020年底，集团公司数字化档案管理系统已全面覆盖总部及企事业单位，用户7万余人，累计保存电子档案2.48亿件，存档电子文件4.23亿，电子文件总量达到264TB。
中国石油数字档案馆档案数据资源多维展示页面
来源：国家党媒体网
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单套电子会计档案系统试点通过国家验收
中国石油是全国企业电子档案备案和电子档案管理首批试点单位之一。截至2020年底，会计电子化备案已整合138个单位，累计备案1.2亿份，综合电子化率超过50%，纸质会计档案打印量减少2.每年4亿张，节省纸张耗材、运维成本1亿元以上。
中国石油数字档案著作权登记证（13项）
来源：国家党媒体网
此外，中国石油通过建立集中统一的信息资源管理平台，提升档案工作的专业化管理水平。近五年来，荣获国家档案局科技成果突出、经济技术档案创新案例、全国企业档案信息资源开发利用优秀案例等各类奖项21项中国石油天然气集团公司领导人员廉洁自律规定，组织建设项目大批量、高密度集中受理的档案管理平台，为生产经营管理提供有力支撑，率先开展企业境外档案管理实践，助力境外业务高质量发展。 其编写出版的《年鉴》多次获得国家级和专业协会奖项，年鉴作品在央企中名列前茅。同时，编着出版了《石油华章》、《石油精神》等系列著作，建立了具有石油特色的史编研究体系。 [4]
全国企业档案工作管理系统创新优秀案例一等奖证书
来源：国家党媒体网
广州地铁档案信息管理实践
广州于1997年开通地铁，是我国第四个建设轨道交通的城市。在档案信息化建设中，广州地铁遵循“统一规划、分步实施”的信息化建设原则，统筹公司各项管理信息系统。档案管理部门积极配合地铁信息中心，为档案管理信息化开展了大量工作。 ，取得了显著成效。 [5]
广州地铁宣传图
来源：互联网
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加强宣传工作，强化档案信息化意识
档案部利用公司信息化建设的有利时机，积极宣传，赢得领导的高度重视和支持，将档案信息化管理工作纳入各部门的工作计划和规划，并纳入纳入各部门的工作职责 应列入建设单位的合同和采购合同。同时规定各单位在交纸质文件时应交出电子文件目录和电子文件原文（包括文字、图形和图像），以保障文件的完整性和准确性。广州地铁的电子档案有保障。
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建立健全地铁档案信息化管理标准和规范
广州地铁档案管理部根据地铁档案的特点和OA管理界面的特点，制定了一系列档案管理规章制度，与纸质档案一一对应，如《广州铁路》中转项目竣工文件和交接实施细则等，明确了电子文件的质量要求、电子文件的归档工作、电子文件的目录、电子图纸的编制规范、各类电子文件的存储格式等。 [6] 通过规章制度的制定和档案从业人员的培训指导，统一了各参与单位上交的电子档案数据标准，便于导入广州地铁OA系统，供用户使用。电子目录和全文存储与检索的实现奠定了良好的工作基础日期。
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利用办公自动化系统实现电子文档和电子档案的一体化管理
广州地铁从2003年开始使用京华EXOA办公自动化系统（简称OA系统），实现了电子文档到电子档案全文信息、档案全文存储与检索、档案档案一体化管理办公自动化环境下的业务自动化管理。和其他功能。 1号线工程图纸及数据录入工程通过专家验收后，约52GB容量，16万张竣工图文件录入，电子文件dwg和tif格式数据。部分工程文件属性取自ERP、PCM、PDM系统数据库，支持文件关联。文件系统中的部分数据和文件的来源也可以通过访问 PDM 和 ERP 系统直接关联。在档案管理软件的应用层面，通过OA系统的应用，可以实现文件的综合管理、档案的全文存储和检索以及档案业务的自动化管理。
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档案信息人才培养
2003年OA系统投入使用时，公司要求全员参加OA系统的脱岗培训，重点关注OA系统中的文件管理模块。通过培训，档案管理人员掌握了计算机技术在档案管理中的应用，成为OA管理系统的专家，保证OA系统中档案管理模块的正常运行，充分挖掘档案信息管理的潜力。公司在招聘新员工时，除招聘档案专业人才外，还拟招聘部分计算机、网络专业人才，为档案工作信息化提供技术支持。
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企业档案信息化建设中的问题
信息时代给企业档案管理带来机遇的同时，也带来了巨大的挑战。企业档案信息化建设也面临诸多问题。
1
对档案管理信息建设重视不够
档案管理长期以来一直受到传统管理理念的制约。目前，部分企业仍采用传统的手工、纸质文件管理方式，限制了企业的发展。结合企业档案管理信息化建设的现状，多数企业高管缺乏档案管理信息化意识，重经济利益、轻档案管理的现象普遍存在。尤其是在中小型企业中，档案管理等面向服务的工作往往被忽视。大多数企业采用扁平化管理模式，以牺牲档案管理部门为代价达到精简企业架构的目的，更不用说档案信息化意识了。化工建设意义深远。此外，部分企业对信息化建设的认识还停留在比较肤浅的层面，认为纸质档案数字化是档案管理信息化的实现。化工建设工作没有做好。
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档案信息化建设缺乏统一标准
目前，我国企业档案管理信息化建设还处于探索实践阶段，配套标准建设相对滞后。各企业在开展档案管理信息化建设时，大多没有根据自身发展对档案工作进行有针对性的系统规划。标准和规范制度导致档案工作者工作的盲目性和随意性较大，不能有章可循，使档案管理信息化建设流于表面，无法发挥信息化建设的优势作用。
3
档案管理信息设施不齐全
在推进企业档案管理信息化建设的过程中，需要购买硬件设备、建立信息化管理系统、引进信息技术人才等，需要大量的时间和金钱，尤其是对于生产规模较小的企业。中国石油天然气集团公司领导人员廉洁自律规定，信息化建设成本高。从企业发展的现状来看，大多数企业管理者对档案管理信息化建设的必要性缺乏充分认识。不愿投入过多资金，导致档案信息处理时网络基础设施不配套、软硬件设备落后的现象。
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档案管理信息技术专业人才相对缺乏
随着信息技术与档案管理的紧密结合，档案管理具有专业性和综合性的特点，对企业档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。目前，一些企业档案人才储备不足，档案管理人员观念陈旧，信息素养不高，无法熟练操作各种档案管理软件和信息处理系统。因此，企业无法高价引进先进的信息管理软硬件设备。灵活应用于企业现代档案管理工作，将档案管理工作提升到科学高效管理的高度，导致企业档案管理信息化进程建设缓慢。 [7]
04
企业档案信息化建设的科学应对策略
为应对信息时代所面临的挑战，合理利用企业档案的宝贵信息资源，寻求科学有效的应对策略十分重要。 [8]
1、转变档案管理思维，树立战略思维
对于企业领导来说，首先要摒弃传统老套的管理思路，充分认识到档案管理信息化建设的必要性，树立信息化管理理念，将档案信息化管理工作纳入其中融入企业的发展规划和发展。在战略体系中。同时，随着数字经济下企业档案信息化已成为促进管理理念和管理方法创新的综合管理行为，只有树立战略思维，才能为企业档案信息化提供科学的指导理念，使企业档案信息化处于高效发展状态。在发展中，着眼大局，确保前瞻性，强调协调。
战略思维
来源：互联网
2、建立完善的档案信息管理系统
档案信息化管理系统是企业档案管理信息化建设的基本保障。一方面，企业需要注重档案信息化管理，在不同环节建立相应的操作规范和管理制度。具体而言，主要改革和优化信息化工作中档案收集、组织、利用等关键环节的操作规范，如制定信息录入标准、数字档案接收标准等，完善档案信息访问管理，分享、交接。制度，使档案信息管理发展有规律可循。同时中国石油天然气集团公司领导人员廉洁自律规定，要加强对制度执行情况的监督，确保相关操作规范和管理制度的执行。此外，企业需要有针对性地优化和调整相关标准体系，建立长效的档案管理信息化标准体系中国石油天然气集团公司领导人员廉洁自律规定，使企业能够在合法合规的框架下开展档案管理信息化建设，提高档案管理信息化水平。档案管理系统化。信息化建设水平。
建立完善的档案管理系统
来源：互联网
3、完善档案信息管理基础设施建设
完善的基础设施是档案信息化管理发展的关键保障。企业需要根据自身档案管理需要，提高信息化建设的预算比例，增加档案信息化管理软硬件设施的配置。在硬件方面，企业可以设立专门的档案设备部门，结合当前的财务能力和业务需求，进行科学规划，采购档案信息管理所需的计算机、记录仪、专业存储设备、文档扫描仪等设施，设立专人。定期对相关设施进行升级优化，确保满足信息化建设需要。在软件方面，企业需要重视档案管理信息系统的建设，包括智能分类系统、信息安全系统和档案管理软件等，在充分调研企业档案需求的基础上进行合理性分析。信息化建设，引进专业档案管理信息系统。
4、档案信息管理人才培养与引进
现代档案管理信息化建设需要复合型档案管理人才，企业需要努力提高档案管理人员的专业素养和技术水平。首先，企业要注重对现有档案管理人员进行系统的专业培训。通过邀请专家讲学、参观优秀企业参观学习、聘请专业人员进行技术培训等方式，了解和掌握现代信息技术和电子档案。管理方法，熟练操作档案信息管理系统，提高企业档案管理人员的业务素质，优化知识结构体系，使其更好地适应信息化建设过程中的诸多要求。其次，企业要根据现代信息化建设人才需求特点，建立合理的人才评价机制和奖惩激励机制，定期对档案管理人员进行专业技能考核，使企业用人制度逐步规范。同时，还可与高校达成校企战略合作意向，制定人才培养计划，为企业档案管理信息化建设的长远发展提供人才保障。
档案信息管理人才的培养与引进
来源：互联网
结论
档案信息化建设是企业管理的重要组成部分。在新的发展时期，企业档案信息化建设的水平和质量与企业的长期稳定发展息息相关。面对档案信息化建设中的种种问题，企业要根据具体情况认真开展相关研究分析，科学规划，提高企业档案管理信息化的合理性和效率，不断完善企业档案管理信息化。化学施工水平。
参考资料：
[1] 于海洋。基于数字经济的企业档案转型策略[J].黑龙江档案馆, 2021(06):286-287.
[2]我国档案信息化发展历程与展望[EB/OL].[2022-02-19].wenmi.com/article/pwhitu01s3pw.html.
[3] 王强。基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例[J].档案研究，2009(01):37-39.
[4] 中国石油报，石油党建。这里有一份中石油的“档案”，请明白吗？ [EB/OL].[2022-02-19].hubpd.com/c/2021-03-01/990390.shtml.
[5]舒令红，陈斗学。广州地铁科技档案信息化管理[J]．科技管理研究，2008(04):214-215.
[6] 王靖宇．浅谈基于信息技术的地铁档案管理[J].办公业务, 2013(03):45-46.
彩神[7][8]吴雅婷。企业档案管理信息化建设策略分析[J].信息记录材料，2021(12):198-199.
